Saiba como estruturar o departamento de compras

A rotina de um comprador não é nada fácil. Geralmente é muito atarefado e acumula serviços até de outros departamentos. Assim, para aperfeiçoar essa função e, consequentemente reduzir os custos da empresa, é fundamental estruturar o departamento de forma certeira.

Infelizmente, algumas empresas negligenciam a gestão de compras, sobrecarregando funcionários ou não planejando como serão feitas as aquisições de produtos. Como resultado há o desperdício de dinheiro, gasto com produtos que não são de qualidade ou escolha de fornecedores que não oferecem bons serviços.

Assim, compreendendo essa necessidade é preciso dedicar atenção e planejar formas de minimizar os custos do seu negócio e melhor alocar as tarefas do comprador. Desta maneira, à medida que as despesas operacionais diminuem, as margens de lucro aumentam.

A opção certeira é estruturar o departamento de compras, desta forma você mantém seus lucros sobre controle. E também, poderá preservar seus preços em níveis competitivos, para ir em busca de uma fatia ainda maior do seu mercado de atuação.

Estruturando o departamento de compras

Vamos então iniciar nossa explicação sobre como organizar o departamento de compras, pensando fora da caixa e de modo a englobar o âmbito geral, não apenas a estrutura física e de pessoal:

O departamento de compras

O setor de compras não se limita ao ato de comprar e monitorar. Trata-se de um mecanismo estratégico, que engloba custo, qualidade e velocidade de resposta, esta é uma tarefa essencial para a empresa. O comprador, em razão da tecnologia existente na atualidade, pode ser considerado mais um analista de abastecimento ou um negociador, do que alguém que apenas opera transações, faz pedidos e os monitora.

Desta forma, a metodologia de compras deixou de ser uma negociação voltada para a transação e passou a constituir a estratégia de posicionamento para instalar as táticas de produção e marketing. Ademais, passou a ser considerada a garantia de fornecimento constante, abastecimento dos estoques, melhoria da qualidade e menor custo operacional.

O comprador

Muito se fala sobre a relevância da função de compras dentro de uma empresa. No entanto, as organizações só se favorecem da vantagem competitiva proporcionada pela maneira correta da gestão do departamento de compras, se tiverem compradores com habilidades e características adequadas para colocar as metas em prática.

Ademais, o profissional de compras precisa de novas competências, como ser inovador e fazer diferença. Também é preciso deixar de lado aquelas aptidões obsoletas, como o comprador “barganhador”. Colocando como primordialidade, o profissional que busca a integração das informações, objetivos e lucro para todas as partes envolvidas.

O atual profissional de compras entende que sua função é uma fonte potencial de lucro e acredita que deve colaborar para os planos em longo prazo da organização. O comprador moderno tem conhecimento que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa e possui metas bem definidas para atingir seus objetivos.

Sabendo da importância do comprador inovador, preparamos um artigo que fala das habilidades necessárias para os compradores do futuro. Separamos uma lista de características e aptidões que precisam ser incrementadas para o melhor desempenho no cargo. Você pode conferir o texto do que os empresários esperam do comprador da empresa, clicando aqui.

A cultura

O sucesso de um departamento de compras está ligado muitas vezes à cultura da empresa, ao desempenho individual de seus funcionários e ao método de trabalho. Então, para que tudo funcione em harmonia é preciso que a cultura estimule os membros a trabalharem de modo que se sintam recompensados e reconhecidos. Assim é importante que o comprador esteja em um ambiente que preze pelas suas qualidades e que valorize sua participação no planejamento estratégico da organização.

O processo de compra

Boas aquisições dependem da qualidade e quantidade certas. Assim, precisa-se de materiais ou suprimentos com melhor o preço, no momento adequado e adquirido do melhor fornecedor. Isso resulta em um custo-benefício excelente para a empresa, já que o dinheiro foi muito bem investido por aquele profissional.

Entre as funções principais do departamento de compras está:

• Estar envolvido na tomada de decisão desde os estágios iniciais para poder desempenhar bem sua função;
• Comunicar-se claramente com os fornecedores da empresa;
• Trabalhar em conjunto com colegas na avaliação de alternativas;
• Fazer análises, com enfoque no custo-benefício dos produtos a serem adquiridos;
• Acompanhar o processo de aquisição, encomenda, recebimento e pagamento dos suprimentos;
• Ser visto pelos fornecedores como uma autoridade para tomada de decisão.

Como gerenciar o setor?

Para o bom funcionamento e para uma boa organização de um departamento de compras, é essencial ter uma estrutura organizada, com funções bem definidas e profissionais capacitados. Para gerenciar o setor de abastecimento faz-se necessário:

1. Ter objetivos

Para uma boa gestão de compras é preciso planejar os objetivos embasados na estratégia do seu negócio. Assim, uma boa ideia, é reunir os diferentes departamentos para estabelecer uma meta viável e realista.

2. Monitorar o estoque

É primordial ter o controle rigoroso das informações de abastecimento da organização. É necessário monitorar constantemente o estoque dos produtos que necessitam ser adquiridos para manter o negócio em funcionamento.

3. Fornecedores

O departamento precisa selecionar fornecedores de qualidade e de confiança, sempre prezando pelo custo-benefício, ou seja, bons prazos de entrega, preços acessíveis e padrão de qualidade contínuo. Como dica, pode-se procurar por fornecedores que tenham a certificação ISO 9001, que é uma garantia de segurança na aquisição dos suprimentos, pois só são certificados aqueles que cumprem inúmeros requisitos de qualidade e satisfação dos clientes.

4. Defina processos internos

Toda a equipe de trabalho da organização precisa seguir os processos estabelecidos na hora de fazer pedidos. Essa é a melhor forma de organizar e estruturar os fluxos de trabalho, evitar contratempos e falhas.

5. Trabalhe a motivação dos funcionários

Profissionais motivados trabalham duro para alcançar os melhores resultados. Lembre-se que é preciso ter reuniões constantes, feedbacks construtivos e treinamentos para melhor desenvolvimento dos colaboradores.

6. Reavalie o funcionamento do setor

As ações tomadas devem ser continuamente reavaliadas e mensuradas para saber se a empresa está alcançando o resultado esperado. Essa também é uma forma de identificar os ajustes necessários e os motivos que resultaram naquela falha ou problema.

Notou que o departamento só fica bem estruturado quando se pensa nos detalhes?

Só para retomar, lembramos que é necessário pensar nas funções de cada membro do setor, definir suas respectivas tarefas e criar um ambiente de trabalho bacana e com um instinto motivacional.