Uma cotação de preços eficiente faz a diferença no resultado do departamento de compras de uma empresa. Afinal, trata-se da atividade que tem a responsabilidade de otimizar tempo e dinheiro.
E geralmente, é nessa atividade que a organização faz o primeiro contato com o fornecedor, podendo ser o início de um relacionamento duradouro e rentável ou uma fonte de problemas.
Portanto, é necessário que o setor de compras seja bem estruturado com um processo bem definido, assim os compradores poderão seguir todas as etapas evitando falhas.
Neste artigo vamos mostrar que a cotação de preços é muito mais do que uma simples etapa de um processo de compras. É preciso que ela ajude a estabelecer parcerias e fechar as melhores compras com os fornecedores.
O que é cotação de preços?
É o ato de solicitar informações reais a respeito de um produto ou um serviço antes da compra ou da contratação. A empresa solicita ao fornecedor que coloque preços, prazos de pagamento e entrega, qualidade, características e marcas, ou seja, por meio da cotação a empresa pede ao fornecedor que envie um orçamento com todos os detalhes necessários.
E é fundamental que a cotação seja formalizada por meio de um documento, e de preferência enviada por e-mail solicitando a confirmação de recebimento por parte do fornecedor.
O documento precisa conter as seguintes informações:
- Descrição da empresa solicitante e do fornecedor, com número do CNPJ, telefones, endereços, e-mails e nomes das pessoas responsáveis;
- Enumeração da cotação, seguindo uma sequência padronizada;
- Estruturação do objetivo da cotação (serviço e/ou produto);
- Especificação do serviço e/ou produto e quantidade;
- Identificação de data e assinatura na cotação.
Essas informações são importantes para facilitar o processo de compras, a comunicação entre comprador e fornecedor e também para auxiliar na identificação da frequência de compras pela organização.
6 princípios para uma cotação de preços inteligente
São envolvidos alguns fatores que os compradores precisam ficar atentos. Sendo assim, os seis princípios a seguir evitam falhas e ajudam a fechar uma compra vantajosa:
- Faça a avaliação dos fornecedores
Conforme a norma ISO 9001:2015: “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.
Sendo assim, é importante que a empresa conheça bem o seu fornecedor antes de comprar dele, pois ela não deve considerar somente preço baixo e curto prazo, mas também a qualidade dos produtos ou serviços prestados.
Existem softwares que fazem a gestão de avaliação de fornecedores, mas se a empresa ainda não tem dinheiro suficiente para investir em um, poderá elaborar um questionário para o fornecedor responder e desenvolver uma planilha no Excel para alimentar as informações recebidas, e assim conseguirá saber os pontos fortes e fracos dele.
Lembrando que, se o fornecedor for certificado pela norma ISO 9001:2015, a empresa tem uma garantia de segurança na aquisição dos produtos/serviços, pois somente organizações que cumprem requisitos de qualidade e satisfação dos clientes são certificadas pela norma.
- Estabeleça um processo de compras
Toda empresa deverá fazer a padronização do processo de compras para facilitar o trabalho dos compradores e evitar falhas.
Um processo de compras poderá ter:
- Fluxograma (Ele utiliza quadrados, diagonais e outros e poderá utilizar perguntas, com o objetivo de mostrar para o comprador como é feita uma compra, do início ao fim.
- Procedimento operacional padrão – POP (Também conhecido como instrução de trabalho, é uma descrição detalhada de como funciona uma compra).
Ele é como um complemento do fluxograma, para salientar as informações e evitar falhas no processo.
- Registro do processo de aquisição (com cotação de preços, ordem de compra e outros documentos que a organização considerar necessário), ou seja, o comprador além de seguir o fluxograma e o POP, ele precisa registrar detalhes de todas as compras que a empresa fizer. Essa prática é fundamental, pois se ocorrer alguma falha, a empresa poderá recorrer a esse registro para realizar a correção e melhoria do processo de compras.
É importante salientar que a padronização de processos, de todos os departamentos de uma empresa, é fundamental para aumentar a produtividade dos colaboradores e otimizar o fluxo de trabalho da organização.
- Faça cotação com pelo menos 3 fornecedores
A maioria das empresas utilizam esse padrão, justamente para poder comparar preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
E mesmo conhecendo vários fornecedores e sabendo da qualidade dos produtos deles, é importante sempre realizar uma cotação de preços com vários, pois o mercado muda constantemente e ele poderá ser afetado, como falta de peças porque o parceiro dele está falhando no fornecimento delas ou falta de colaboradores para realizar serviços, devido à alta rotatividade de determinado setor.
- Negocie preço, prazo e condições de pagamento
Após o recebimento das cotações dos fornecedores, compare e negocie com eles, peça descontos, verifique se as condições de pagamento (dinheiro, cartão, cheque), influenciam no preço.
Avalie também se o prazo de entrega do produto/serviço atende o objetivo da empresa.
- Faça contratos de longo prazo com os melhores fornecedores
Contratos de longo prazo são fundamentais no momento de negociar prazos e descontos. Ademais, é possível determinar cláusulas que asseguram a qualidade e uma possível quebra de contrato caso o fornecedor não cumpra um dos itens.
- Evite depender de fornecedores
Mesmo que a empresa tenha fechado contratos rentáveis, não deverá depender de um único fornecedor, pois pode ser que em um determinado momento ele não consiga atender aos pedidos dela, então é preciso desenvolver vários fornecedores.
É importante destacar que fornecedores são parceiros da organização, pois ao mesmo tempo que podem falhar, também podem te salvar, como, quando um cliente solicita com urgência 1.000 unidades do seu produto e o estoque da empresa não tem determinados materiais, então o parceiro se desdobra para fornecer todo o material que precisa para atender o cliente.
Conclusão
Após acompanharmos a importância da cotação de preços dentro de um processo de compras, recomendamos que você avalie se a sua empresa está realizando-a corretamente para evitar falhas e melhorar o processo.
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